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改进的文档电子邮件交付在Plex UX

每日及每月交付客户发票, 贷项通知单, 对所有公司来说,无论公司规模大小,报表都是一个耗时的过程.  Email document delivery functionality has been available in Plex for years; however, 转换到Plex UX环境, 用户现在有一个扩展的定时文件传送系统,容许下列额外功能:

  • 安排哪些文件要发送,在哪一天发送——你可能有一个清单的时间表,而不同的发票和信用证备忘录的时间表
  • 为每个文档类型和每个客户或客户分组分配不同的时间表
  • 确定文档是通过单独的客户电子邮件发送的,还是批处理到一个带有多个附件的电子邮件中
  • 为同一文档类型分配多个收件人
  • 根据客户地址分配送货或使用该客户的所有地址

该模块不涉及大量的设置时间,并有一个上传过程上传电子邮件联系人和激活客户地址在模块.  一旦将客户联系人分配到活动地址,并将发送规则分配到文档, 这一过程在美国东部时间每晚9点对任何发票进行处理, 贷项通知单, 或未打印、未付款或未申请的报表.  已付款的发票和已申请的信用备忘录即使没有打印也不会按照时间表发送,需要手动发送.

一旦Plex发送预定的电子邮件, 文档状态将自动更改为打印状态,附件的副本将存储在文档中.

如果您的团队喜欢在发票和信用备忘录自动发送之前检查它们,并且您不能在每天晚上9点之前检查所有它们, 只需让系统在创建所有发票/信用证备忘录时将其置于“在审查中”状态.  一旦文件被审查, 您可以将状态更新回NOT printing,这样文件就会按照当天晚上的下一个预定交付日期发送.  您还可以方便地为没有使用预定文档交付系统的客户大量更新任何文档的状态.

如果您想了解更多关于UX中预定文档交付功能的信息,或者希望在Plex UX Transition中与432888威尼斯can合作, 打电话给我们或432888威尼斯can (电子邮件保护)m.  我们很乐意帮助你!